Hinweise über die Verarbeitung personenbezogener Daten nach §§ 15 und 16 Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (KDG) für kirchliche Einrichtungen in der Erzdiözese Bamberg
Die nachfolgenden Ausführungen dienen zur Erfüllung der Informationspflichten der Verantwortlichen kirchlicher Einrichtungen in der Erzdiözese Bamberg bei der Verarbeitung personenbezogener Daten.
1. Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch kirchliche Einrichtungen in der Erzdiözese Bamberg ist im Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (KDG, Amtsblatt für das Erzbistum Bamberg 2018, 162) geregelt.
Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung ist § 6 KDG (Verarbeitung z. B. mit Einwilligung des Betroffenen, für Vertragszwecke, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder zur Wahrnehmung einer Auf-gabe im kirchlichen Interesse).
2. Verantwortliche
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist das Erzbischöfliche Ordinariat Bamberg, Domplatz 3, 96049 Bamberg, Tel.: 0951 502-0, E-Mail: rechtsabteilung@erzbistum-bamberg.de, die jeweilige Kirchengemeinde oder die jeweilige kirchliche Einrichtung (Schule, Bildungshaus, Kindertagesstätte, Bücherei, Verwaltungsstelle, Seelsorgestelle, Beratungsstelle, Jugendeinrichtung, Erwachsenenbildungswerk). Datenschutzkoordinator für diese Einrichtungen ist Herr Dr. Johannes Siedler, Erzbischöfliches Ordinariat, Rechtsabteilung, Domplatz 3, 96049 Bamberg, Tel.: 0951 502-1520, Fax: 0951 502-1529, E-Mail: johannes.siedler@erzbistum-bamberg.de.
Betrieblicher Datenschutzbeauftragter für diese Einrichtungen ist Herr Rechtsanwalt Thomas Costard, Rechtsanwaltskanzlei Costard, Bayreuther Straße 11, 90409 Nürnberg, Tel.: 0911 79030-34, Fax: 0911 79030-35, E-Mail: info@it-rechtsberater.de, Webseite: www.it-rechtsberater.de.
3. Verarbeitete Daten
Die Erzdiözese Bamberg und die Kirchengemeinden erhalten von den Meldebehörden die Meldedaten (§ 42 BMG).
Diese sind:
1. Familienname,
2. Frühere Namen,
3. Vornamen unter Kennzeichnung des gebräuchlichen Vornamens,
4. Doktorgrad,
5. Ordensname, Künstlername,
6. Geburtsdatum und Geburtsort sowie bei Geburt im Ausland auch der Staat,
7. zum gesetzlichen Vertreter
a. Familienname,
b. Vornamen,
c. Doktorgrad,
d. Anschrift,
e. Geburtsdatum,
f. Geschlecht,
g. Sterbedatum sowie
h. Auskunftssperren nach § 51 BMG und bedingte Sperrvermerke nach § 52 BMG,
8. Geschlecht,
9. derzeitige Staatsangehörigkeiten,
10. rechtliche Zugehörigkeit zu der Erzdiözese Bamberg und einer Kirchengemeinde,
11. derzeitige Anschriften, gekennzeichnet nach Haupt- und Nebenwohnung, die letzte frühere Anschrift, bei Zuzug aus dem Ausland auch die letzte Anschrift im Inland, bei Wegzug in das Ausland auch die Zuzugsanschrift im Ausland und der Staat,
12. Einzugsdatum und Auszugsdatum,
13. Familienstand beschränkt auf die Angabe, ob verheiratet oder eine Lebenspartnerschaft führend oder nicht, zusätzlich bei Verheirateten oder Lebenspartnern: Datum, Ort und Staat der Eheschließung oder der Begründung der Lebenspartnerschaft,
14. Zahl der minderjährigen Kinder,
15. Auskunftssperren nach § 51 BMG und bedingte Sperrvermerke nach § 52 BMG sowie
16. Sterbedatum und Sterbeort sowie bei Verstorbenen im Ausland auch den Staat.
Haben Mitglieder der Erzdiözese Bamberg und ihrer Kirchengemeinden Familienangehörige (Ehegatte, Lebenspartner, minderjährige Kinder und die Eltern von minderjährigen Kindern), die nicht der Erzdiözese Bamberg und einer ihrer Kirchengemeinden angehören, darf die Meldebehörde von diesen Familienangehörigen folgende Daten übermitteln, wenn diese der Übermittlung nicht widersprechen:
1. Vor- und Familiennamen,
2. Geburtsdatum und Geburtsort,
3. Geschlecht,
4. Zugehörigkeit zu einer öffentlich-rechtlichen Religionsgesellschaft,
5. Derzeitige Anschriften und letzte frühere Anschrift,
6. Auskunftssperren nach § 51 BMG und bedingte Sperrvermerke nach § 52 BMG sowie
7. Sterbedatum.
Die Erzdiözese Bamberg und die Kirchengemeinden führen das Gemeindemitgliederverzeichnis, das die Meldedaten und Daten über Taufe, Erstkommunion, Firmung, Trauung, Weihe und Profess sowie über Aufnahme und Wiederaufnahme von Kirchenmitgliedern (Matrikeldaten) enthält. Es gilt die Anordnung über das kirchliche Meldewesen (Kirchenmeldewesen¬anordnung – KMAO, Amtsblatt für das Erzbistum Bamberg 2005, 434, geändert am 25. Oktober 2010, Amtsblatt2010, 385). Taufen, Wiederaufnahmen und Übertritte zur Katholischen Kirche werden den Meldebehörden mitgeteilt (Art. 6 Abs. 2 BayAGBMG).
Gegebenenfalls werden Kontaktdaten (Telefon- und Faxnummer, E-Mail-Adresse), Buchhaltungs- und Bankdaten (Buchungsdetails von Bankbuchungen, Kontoauszüge etc.), Daten für die Verwaltung der Stolarien, Intentionen, Spenden, Friedhöfe, Kindertagesstätten, Ehrenamtlichen und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, der Geschäftspartner, der Teilnehmer an Veranstaltungen und Daten, die für die Erfüllung des Aufgabenbereichs einer kirchlichen Stelle erforderlich sind, verarbeitet.
Für die Verwaltung der Kindertagesstätten, der Schulen, der Bildungshäuser und der Kirchensteuer wird es eigene Informationen geben.
4. Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern
Daten können an externe Dienstleister (z. B. IT-Dienstleister, Beratungs-, Entsorgungs- und Datenvernichtungs- oder Abrechnungsdienstleister) oder an das Erzbischöfliche Ordinariat Bamberg z. B. für Zwecke der Revision weitergegeben werden. Die von der Erzdiözese Bamberg und den Kirchengemeinden beauftragten Dienstleister (Auftragsverarbeiter) werden sorgfältig ausgewählt und geprüft.
5. Löschung und Archivierung
Die Daten werden nach Maßgabe der Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der katholischen Kirche (Kirchliche Archivordnung – KAO, Amtsblatt für das Erzbistum Bamberg 2014, 83) archiviert bzw. gelöscht. Der Forderung nach Löschung sensibler personenbezogener Daten wird mit dem sogenannten Löschungssurrogat (§ 2 Abs. 3 KAO) genüge getan. Demnach ersetzt die ordnungsgemäße Archivierung eine erforderliche Löschung, wenn die Archivierung so erfolgt, dass Persönlichkeitsrechte des Betroffenen oder eines Dritten nicht beeinträchtigt werden, was im Pfarrarchiv bzw. Archiv des Erzbistums Bamberg gewährleistet wird.
6. Ort der Datenverarbeitung
Die Daten werden ausschließlich innerhalb der EU verarbeitet und auf geschützten Servern in Deutschland unter Einhaltung der Vorgaben der DSGVO gespeichert. Eine Datenübermittlung an Drittstaaten oder an internationale Organisationen findet in der Regel nicht statt. Ausnahmsweise können Matrikeldaten an kirchliche Einrichtungen in Drittstaaten, insbesondere bei Trauungen, übermittelt werden.
7. Rechte der Betroffenen
Die Betroffenen haben folgende Rechte:
- Sie können jederzeit nach § 17 KDG Auskunft über ihre Daten verlangen, die gespeichert sind. Ins-besondere können sie Auskunft über die Zwecke der Verarbeitung, die Kategorien der verarbeiteten Daten, Kategorien der möglichen Empfänger sowie die geplante Speicherdauer erfragen.
- Sie können nach § 18 KDG verlangen, ihre Daten zu berichtigen, wenn sie unrichtig sind, bzw. ihre Daten zu vervollständigen, wenn sie unvollständig sind.
- Sie können nach § 19 KDG die Löschung ihrer Daten fordern, wenn die Speicherung der Daten nicht mehr notwendig ist; sie Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen haben und eine anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung fehlt; sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben und es keine vorrangigen, berechtigten Gründe für die weitere Verarbeitung ihrer Daten gibt; ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden oder wenn eine Rechtspflicht zum Löschen nach EU- oder nationalem Recht besteht.
- Sie können von uns verlangen, die Verarbeitung Ihrer Daten einzuschränken. Das können sie insbesondere dann tun, wenn sie die Richtigkeit der Daten für eine Dauer bestreiten, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der Daten zu überprüfen; die Verarbeitung unrechtmäßig ist, sie aber die Löschung der Daten ablehnen; der Zweck der Verarbeitung sich erledigt hat, die Daten aber zur Geltendmachung von ihren Rechtsansprüchen notwendig sind oder wenn sie nach § 23 KDG widersprochen haben und es noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber ihren Interessen überwiegen.
- Des Weiteren haben sie nach § 22 KDG das Recht, die sie betreffenden Daten in einem gängigen, strukturierten und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Datenübertragbarkeit). Zudem können sie unter bestimmten Voraussetzungen erwirken, dass ihre Daten direkt von einem Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch möglich ist.
- Sie haben das Recht, der Verwendung ihrer Daten zu den oben genannten Zwecken jederzeit zu widersprechen (§ 23 KDG).
- Sie können ihre Einwilligung in die Verarbeitung ihrer Daten jederzeit widerrufen. Der Widerruf gilt aber nicht rückwirkend. Er macht die vor dem Widerruf stattgefundene Verarbeitung ihrer Daten nicht rechtswidrig.
- Sie haben das Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsicht (Diözesandatenschutzbeauftragter für die bayerischen (Erz-)Diözesen Jupp Joachimski, Kapellenstraße 4, 80333 München, Tel.: 089 2137-1796, Fax: 089 2137-1585, E-Mail: jjoachimski@eomuc.de)
